Erfolgsgeschichte: Agentenbasierte KI

Ein virtueller Concierge für moderne Immobilienprozesse

Wincasa automatisiert mit dreamleap zentrale Touchpoints im Mieter-Life-Cycle. Der virtuelle Concierge liefert präzise Antworten auf Anfragen von Mietenden, optimiert Workflows und steigert so die Effizienz, Servicequalität und Mietererlebnis nachhaltig.

Kunde: Wincasa

Branche: Immobilien  

Lösung: Virtueller Concierge zur Beantwortung von Fragen von Mieterinnen und Mietern

“Mit dem Virtuellen Concierge bringen wir den Self-Service für unsere Mietenden auf ein neues Level: schnell, verständlich und jederzeit verfügbar.”


Alex Frommenwiler, Digital Customer Plattforms, Wincasa (Implenia Group)


Herausforderung

Wincasa, ein Unternehmen der Implenia-Gruppe, verzeichnete eine steigende Anzahl an Anfragen von Mietenden, Wohnungsinteressenten und externen Stakeholdern. Herkömmliche Servicekanäle wie Formulare und statische Chat-Flows waren nicht flexibel genug, um offene oder komplexe Anliegen automatisiert und nachhaltig zu bearbeiten. Dies führte zu manuellem Aufwand bei Wincasa, eingeschränktem Self-Service-Erlebnis und längeren Reaktions- und Lösungszeiten.

Lösung

Mit dem Virtuellen Concierge führt Wincasa eine intelligente KI-Applikation ein, die:

  • Automatisch präzise Antworten aus FAQs, Merkblättern und Dokumenten liefert 
  • Anliegen anhand natürlicher Sprache erkennt und dem passenden Workflow zuordnet 
  • Eingaben per Text und zukünftig in Sprache verarbeitet 
  • 24/7 verfügbar für eingeloggte und künftig für alle Nutzer ist 
  • Alle Phasen des Mieterlebenszyklus abdeckt, von Anfrage bis Auszug 
  • Als hochwertiger MVP startet, mit Fokus auf Mehrwert statt Komplexität 
  • Datenbasierte Erweiterung von FAQs durch Trenderkennung der Anfragen der Mieterinnen und Mieter. 



“Wir entwickelten die Idee und das Grundkonzept des Virtuellen Concierges bereits 2019 – leider war die Technologie noch nicht so weit. 6 Jahre später sind wir nun vom entstandenen Resultat, dem Mehrwert und Impact begeistert."


Marco Kissling, Head of Digital Products & Ecosystems, Wincasa (Implenia Group)


Die nächsten Ausbaustufen umfassen: 


  • Anbindung interner Knowledge Bases, damit der Virtuelle Concierge auch den Mitarbeitenden unterstützen kann.
  • Anbindung an Ticket- und ERP-Systeme für personalisierte Use Cases. 
  • Integration der Mietangebote und Geodaten, um die Mietinteressenten bei der Wohnungssuche zu unterstützen. 


Zielgruppen und Ausblick

Der virtuelle Concierge ist von Anfang an so konzipiert, dass er sich flexibel an unterschiedliche Zielgruppen und deren Bedürfnisse anpassen lässt – ob für Kunden oder interne Zwecke. 


In der ersten Phase wurde der Virtuelle Concierge im Mieterportal Wincasa Home integriert, wo er allen Mietenden von Wincasa zur Verfügung steht.


Langfristig soll der Virtuelle Concierge die zentrale Anlaufstelle für alle Stakeholder rund um die Immobilienprozesse von Wincasa werden. 




Resultate

Bereits in der MVP-Phase zeigen sich klare Verbesserungen bei Servicequalität und Effizienz – der Concierge bringt messbaren Mehrwert. 

 

  • Weniger manueller Aufwand im Service-Team 
  • Schnellere und präzisere Antworten für Mieter 
  • Höhere Zufriedenheit bei Usern 
  • Skalierbare Basis für Erweiterung 


Nächste Schritte

Mit dem Virtuellen Concierge führt Wincasa eine intelligente KI-Applikation ein, die Wincasa plant, den Virtuellen Concierge auf interne Supportfunktionen und den Mietinteressenten auszuweiten. Dank des modularen Aufbaus der Software ist ein schrittweiser, qualitätsgesicherter Rollout möglich. 


Mit dreamleap etabliert Wincasa eine neue Qualität der digitalen Kommunikation: Der MVP zeigt, wie intelligente KI-Systeme – kombiniert mit fundierter Methodik, Expertise und einer durchgängigen Datenplattform – echte Kundenanliegen automatisiert erfassen, verarbeiten und dokumentieren können. Ein Meilenstein für Servicequalität und moderne Kommunikation im Immobilienumfeld. 


“Die erfolgreiche Integration unseres Virtuellen Concierges in das Mieterportal ist das Ergebnis einer engen und konstruktiven Zusammenarbeit zwischen unseren internen KI-Spezialisten und dem Team von dreamleap.

Während wir gezielt in den Ausbau unseres eigenen Know-hows investiert haben, brachte dreamleap wertvolle technische Expertise und methodische Unterstützung in der Entwicklung generativer KI ein. Diese Partnerschaft auf Augenhöhe hat es ermöglicht, das Projekt effizient, termingerecht und in hoher Qualität umzusetzen.”


Ronald Zankl, Head of Data Analytics & Digital Solutions, Wincasa (Implenia Group)

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